Proyectos en ChatGPT

Para quien no esté familiarizado con la herramienta Proyectos de ChatGPT, decir que se trata de un espacio de trabajo temático. Reúne en un mismo lugar varias conversaciones, archivos de referencia, instrucciones específicas, memoria compartida entre los chats del proyecto, respuestas o documentos que decides conservar como fuentes. 

No es simplemente una carpeta para ordenar conversaciones, aunque también puedes usarlo para eso. Su diferencia está en que los chats del proyecto comparten contexto. Por esa razón, está pensado para iniciativas prolongadas, repetitivas o en evolución: investigación, escritura, planificación, creación de contenidos, estudio, gestión de un curso, evaluación, etc. Mientras que en una conversación resuelves un asunto, con un proyecto mantienes la unidad de un proceso. 

¿Para qué puede servir? 

Los proyectos son útiles sobre todo cuando una actividad dura varios días, semanas o meses. Necesitarás muchas conversaciones distintas, utilizarás documentos comunes, exigirás mantener unos criterios, un tono o una metodología. Irás acumulando decisiones y resultados. Todos sus chats trabajan dentro de un contexto compartido. No tendrás que explicar en cada conversación quién eres, qué tipo de formaciones haces o qué principios deseas mantener.

¿En qué cuentas pueden crearse? 

Los proyectos están disponibles en todas las cuentas de ChatGPT, gratuitas y de pago. No tienen un coste adicional, consumen los límites de modelos y herramientas correspondientes a cada suscripción. 

Solo se pueden subir 10 archivos simultáneamente, aunque después pueden añadirse más hasta alcanzar el límite del plan. Las herramientas disponibles dentro del proyecto dependen de la suscripción: una cuenta gratuita puede crear el proyecto, pero tendrá límites inferiores de modelos, análisis, generación de imágenes o investigación.

Diferencia práctica entre planes:

• Free: útil para proyectos sencillos o demostraciones, pero cinco archivos obligan a seleccionar y combinar documentos. 
• Go y Plus: adecuados para un docente individual o algunos docentes. Los 25 archivos permiten incluir currículo, programación, modelos, rúbricas y materiales. 
• Pro: más capacidad documental y de colaboración, apropiado para proyectos amplios o muchos docentes. 
• Business, Enterprise y Edu: añaden administración del espacio de trabajo, controles organizativos, privacidad empresarial y gestión centralizada. Los administradores pueden limitar herramientas, memoria y uso compartido.

¿Cómo se crea? 

En la barra lateral izquierda de ChatGPT, localiza Proyectos y pulsa Nuevo proyecto. Escribe un nombre. Selecciona un icono y un color para reconocerlo rápidamente.

 

Durante la creación aparece la elección entre:

• Memoria predeterminada: El proyecto utiliza sus archivos y conversaciones, pero puede combinar ese contexto con memorias o chats externos, dependiendo de la cuenta y de la configuración. 
• Memoria exclusiva del proyecto: Los chats pueden consultar otros chats del mismo proyecto, pero no conversaciones ni memorias externas. Resulta recomendable cuando se desea separar materias o centros, evitar contaminación entre proyectos, trabajar con un equipo, mantener un contexto profesional delimitado o compartir el proyecto. 

La memoria debe elegirse al crear el proyecto, no puede convertirse después. 

Para usos específicos -trabajar sobre un área, nivel o contenido específico- es recomendable elegir memoria exclusiva, excepto en casos en los que no te importe que se tenga en cuenta las conversaciones fuera del proyecto. 

Dentro del proyecto, pulsa los tres puntos situados junto al nombre o en la esquina superior. Entra en Configuración del proyecto. Escribe las instrucciones generales. Las instrucciones del proyecto se aplican a todos sus chats y sustituyen dentro de ese espacio a las instrucciones personalizadas generales. Te recomiendo redactar eh una conversación de ChatGPT las instrucciones. Dile qué quieres y te sugerirá un texto que después podrás afinar y retocar. En los docx de los ejemplos que comparto más abajo, tienes ejemplos de instrucciones.

Ten en cuenta esto: 

• Dile cómo debe actuar. Por ejemplo, como un asesor didáctico especializado en evaluación educativa. 
• A quién va dirigido y para qué, características del grupo o centro... Por ejemplo, en ESO y Bachillerato y debe adaptarse a diferentes materias. 
• ¿Para qué servirá? Por ejemplo, ayudar a diseñar tareas evaluables, elaborar rúbricas, listas de cotejo, fichas de autoevaluación... 
• Añade límites, criterios de seguridad y privacidad, si es necesario. Por ejemplo, no solicites datos personales.  
• Recuérdale que revise todo antes de dar por acabado lo quer te aporta. 
• Las instrucciones deberían describir el funcionamiento permanente del proyecto. Cuanto más afinado esté, mejor funcionará.

En el área de fuentes, puedes añadir PDF, documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, texto pegado, enlaces compatibles de Google Drive u otros enlaces. Añade, por ejemplo, programaciones, criterios de evaluación, apuntes, rúbricas, modelos de actividades. Evita versiones duplicadas, documentos obsoletos, archivos contradictorios, datos personales de estudiantes, informes psicopedagógicos, actas con información sensible. Más archivos no producen automáticamente un proyecto mejor. Poco y útil es mejor que mucho e innecesario.

Una vez configurado el proyecto, verás que las diferentes conversaciones independientes se van viendo por orden cronológico descendente. Es recomendable utilizar un chat separado para cada línea de trabajo. En algunos casos, se irán acumulando muchos chats, por lo que renómbralos para recordar mejor de qué va cada conversación.

Cuando tengas muchos proyectos, te recomiendo que ancles los más usados. Aparecerás con la etiqueta Anclado en la barra lateral izquierda de ChatGPT.

Un chat creado en un proyecto o fuera de proyectos puede arrastrarse o moverlo a otro proyecto. Arrastra o abre su menú y selecciona Mover a proyecto. Al moverlo, adopta las instrucciones del proyecto, sus archivos, su memoria, el contexto compartido. Los chats temporales no pueden añadirse a proyectos.

Cuando abres un chat dentro de un proyecto y le das a los tres puntitos de la parte superior derecha, aparece una ventana de contexto con varias opciones. Una de ellas es Ver archivos en el chat. Si le das, se abre una barra lateral a la derecha con la lista de archivos usados en este chat. También podrás Fijar chat dentro del proyecto. Esto es útil cuando tienes muchos chats o quieres trabajar con algunos específicos, nuevos y antiguos a la vez.

Ejemplos 

Comparto algunos ejemplos diferentes de uso de proyectos en ChatGPT. Puedes descargar los docx de diseño de cada proyecto aquí.

• Lengua Castellana y Literatura en 1.º de Bachillerato:
• Para qué sirve: para crear, revisar y organizar contenidos, unidades, actividades, textos, ejercicios de sintaxis, propuestas de escritura, literatura y evaluación durante todo el curso. 
• Cómo se usa: se incorporan la programación, el currículo, los criterios, las lecturas y los modelos del departamento. Después se abren chats especializados que compartan esos criterios y materiales: unidades, escritura, sintaxis, literatura, oralidad o evaluación...
• Programaciones de Geografía e Historia:
• Para qué sirve: para elaborar y actualizar las programaciones de ESO y Bachillerato con criterios comunes, coherencia entre cursos y conexión real entre currículo, actividades y evaluación. 
• Cómo se usa: se suben la normativa, las programaciones anteriores, los acuerdos del departamento y las orientaciones de la PAU. El trabajo se divide en chats por cursos, materias y objetivos: mapa vertical, evaluación, situaciones de aprendizaje, diversidad y revisión normativa. 
• Creación de materiales para ELE:
• Para qué sirve: para diseñar materiales de ELE adaptados al nivel, edad, lengua de origen, contexto e intereses del alumnado. 
• Cómo se usa: se registra el perfil del grupo, la programación y lo ya trabajado. Los chats crean secuencias comunicativas, vocabulario, gramática contextualizada, audios, lecturas, simulaciones, actividades interculturales, evaluación y versiones adaptadas. 
• Sistema integral de evaluación educativa:
• Para qué sirve: para diseñar procesos de evaluación en cualquier área y nivel: tareas evaluables, rúbricas, autoevaluación, coevaluación, retroalimentación, fichas para alumnado y familias, evaluación docente y modelos creativos. Debes aportarle tu programación, criterios de evaluación y calificación globales y de cada tipo de tarea.
• Cómo se usa: se incorporan criterios curriculares, instrumentos previos y protocolos del centro. Cada chat se dedica a una función concreta, trabajando siempre con datos anónimos. La IA ayuda a diseñar y documentar, pero no sustituye al docente ni decide calificaciones, promoción o sanciones.

Compartir proyectos 

Puedes pulsar sobre Compartir en la parte superior derecha de tu proyecto e invitar personas mediante correo o enlace. 

Puedes invitar a todo el que tenga el enlace al proyecto o solo a personas asignadas mediante envío de invitación por correo electrónico.

Puedes asignar permisos para chatear, sin modificar la configuración, o para editar con capacidad para cambiar instrucciones y archivos. 

El permiso para chatear es el más prudente para la mayoría de los casos. La persona puede entrar en el proyecto, consultar sus instrucciones, ver los archivos incorporados, leer los chats compartidos, iniciar conversaciones nuevas, hacer preguntas utilizando el contexto del proyecto, aprovechar materiales, decisiones y documentos ya existentes. Pero no puede cambiar las instrucciones del proyecto, añadir nuevos archivos, sustituir o eliminar documentos, modificar el nombre o la configuración, invitar a otras personas.

Por ejemplo, en un proyecto compartido con un departamento didáctico, el profesorado con permiso de chat podría consultar la programación, pedir una situación de aprendizaje, adaptar una unidad, generar una rúbrica, revisar la correspondencia curricular, crear nuevos chats para su materia. Pero no podría modificar los criterios comunes ni sustituir los documentos oficiales. Este permiso protege la estructura del proyecto y evita que una persona bienintencionada cambie la configuración por error.

Si asignas permiso para editar, el proyecto es probable que esté pensado para coordinar o cogestionar, sobre todo entre equipos adultos de trabajo. Cada usuario puede cambiar las instrucciones generales, subir archivos, eliminar archivos, actualizar las fuentes, invitar a nuevos participantes, modificar determinados elementos del proyecto. No puede eliminar a otros miembros ya incorporados, borrar el proyecto completo o asumir automáticamente su propiedad. Estas facultades permanecen principalmente bajo el control del propietario. 

Los riesgos son evidentes. Un editor podría borrar accidentalmente una programación, subir una versión obsoleta, modificar instrucciones esenciales, introducir documentos contradictorios, añadir archivos con datos personales, invitar a personas que no deberían acceder, alterar el comportamiento de todos los chats posteriores. 

Una posibilidad es que el propietario asigne permisos de edición al inicio, para crear el proyecto entre todos, pero una vez configurado, asignar solo permiso para chatear. Por ejemplo, en una coordinación de equipos docentes o en el diseño colectivo de una formación.

En el resto de casos, es mejor que tú diseñes y coordines el proyecto y otros lo usen. Por ejemplo, para debates con estudiantes, formaciones a adultos, lluvia de ideas o diseño común de proyectos de departamento o equipos... 

Si compartes un proyecto, la otra persona ve prácticamente todo su contenido. Quien se incorpora puede ver todos los chats del proyecto, todos los archivos incorporados, las instrucciones personalizadas del proyecto, la lista de miembros, el nombre y correo de los participantes, quién creó cada chat, las nuevas conversaciones y ramificaciones que se vayan añadiendo. Además, puede abrir y descargar los archivos del proyecto. 

ChatGPT también puede utilizar cualquier información compartida en esos chats o archivos para responder a otros miembros. Al compartir un proyecto, compartes su contexto completo de trabajo.

Ahora bien, hay limitaciones. El propietario se reserva el derecho a añadir y eliminar miembros, cambiar sus permisos, modificar instrucciones y archivos, cambiar el nombre del proyecto, gestionar la forma de compartirlo, eliminar el proyecto completo. 

Por su parte, el invitado no accede a tus otros proyectos, tus conversaciones fuera del proyecto, tus memorias personales, tus instrucciones personalizadas generales, archivos que no hayas incorporado al proyecto. Al compartirlo, la memoria pasa automáticamente a ser exclusiva del proyecto. ChatGPT solo utiliza el contenido contenido en ese espacio compartido y no las memorias externas de sus miembros.

Antes de compartir un proyecto conviene revisar que no contenga nombres de estudiantes, calificaciones identificables, informes psicopedagógicos, observaciones personales, correos o datos de contacto, actas confidenciales, borradores que no deban circular.

Cómo funciona un proyecto compartido

Imagina un proyecto llamado Programación didáctica:Geografía e Historia 2026-2027. Dentro aparecerían, para todos los miembros, tres elementos comunes: 

• Fuentes del proyecto: normativa, programaciones anteriores, acuerdos, currículo y modelos. 
• Instrucciones compartidas: criterios que debe seguir ChatGPT. 
• Lista de chats: conversaciones creadas por los distintos miembros. Todos trabajan sobre ese mismo contexto. 

ChatGPT puede recurrir a los archivos, instrucciones y conversaciones del proyecto para responder a cualquiera de los participantes.

Recuerda que no funciona como un grupo de WhatsApp en el que varias personas escriben simultáneamente dentro del mismo hilo. Cada miembro mantiene conversaciones principalmente entre él y ChatGPT. Los demás pueden ver después esas conversaciones, pero no existe una coedición sincrónica del mismo chat. Los chats compartidos pueden ramificarse, pero no trabajarse de manera simultánea por varias personas. Por tanto, la estructura real sería:

├── Chat creado por Ana con ChatGPT

├── Chat creado por Luis con ChatGPT

├── Chat creado por Ramón con ChatGPT

├── Rama creada por Marta a partir del chat de Ana

└── Chat de síntesis creado por Ramón

Nunca verás esto: Ana + Luis + Ramón + ChatGPT conversando todos simultáneamente dentro del mismo chat.

Junto al chat puede aparecer el icono de perfil de la persona que lo inició. Al pulsarlo se puede identificar qué miembro creó esa conversación. Los demás podrán abrirlo, leer toda la conversación, consultar las respuestas de ChatGPT, utilizar sus conclusiones, ramificarlo para explorar una alternativa, incorporar su contenido como contexto en otros chats. No pueden modificar el chat original como si fuera un documento compartido. Para desarrollar otra línea, debes crear una rama.

Por ejemplo, Ana llega a una propuesta. Luis lee el chat y discrepa con el peso concedido al proyecto. Puede ramificar la conversación. La rama conserva el contexto del chat original hasta el punto donde se creó, pero Luis puede desarrollar otra dirección sin alterar la conversación de Ana. Los demás miembros pueden ver tanto el original como la rama.

Cada docente puede abrir su propio chat y preguntar a ChatGPT utilizando el contexto común. Por ejemplo, Marta abre Programación de Historia del Arte y escribe: 

Revisa la programación anterior y compárala con los acuerdos metodológicos que hemos añadido al proyecto. Señala los apartados que deben actualizarse. 

ChatGPT puede utilizar archivos subidos por otros miembros, instrucciones comunes, conversaciones anteriores del proyecto, decisiones guardadas como fuentes. Así, Marta no necesita volver a explicar todos los acuerdos del departamento. Los proyectos compartidos tienen memoria propia y aislada, no acceden a las memorias personales ni a los chats externos de los miembros.

Ejemplo de flujo de trabajo en proyectos compartidos

Fase 1. Preparamos el espacio de trabajo. 

• Previamente habréis hablado de crear un proyecto. El coordinador sabe el objetivo y estructura antes de crearlo. Lo consensúa con el equipo y listo, ya puede crear el proyecto. De esta forma nadie entra sin conocer el objetivo y cómo funciona.
• El coordinador crea el proyecto y pega el texto de las instrucciones. Estas deben organizar el flujo de trabajo. Puede incluso decir, si fuera necesario y acordado, las funciones que tendrá cada miembro. 
• Después, si el proyecto lo requiere, añade normativa, incorpora programaciones anteriores, redacta las instrucciones, invita al profesorado, asigna permisos. Los documentos dependen de cada caso. Es importante tener claro qué queremos conseguir con el proyecto. De estas forma, la configuración es más práctica y eficaz.
• Lo lógico es que el coordinador sea quien más sabe usar los proyectos de ChatGPT. Si hay más de uno, el coordinador puede al inicio dar permiso de edición a una o dos personas. 
• El resto trabajará con permiso para chatear, pero sabiendo cómo funciona el proyecto y cuál es su papel. 

Fase 2. Repartimos roles de trabajo.

Según como sea el proyecto, a veces es útil que cada miembro abra un chat teniendo clara su función. Esto es razonable en proyectos donde cada uno aborda un aspecto o elemento de trabajo. Por ejemplo, elaborar la programación de departamento. Cada cual aporta la de su grupo de estudiantes. 

Los chats quedan visibles para el equipo y podrán aportar ideas o subrayar aspectos a mejorar.

Fase 3. Cada uno aporta desde un contexto común.

Cada profesor conversa con ChatGPT por separado. Por ejemplo, en el caso de la elaboración de programación de departamento, analiza la programación de 3.º de ESO y detecta contenidos retocables por exceso de contenidos. O afinar los criterios de evaluación.

ChatGPT responde utilizando las fuentes comunes del proyecto. El docente puede pedir aclaraciones, corregir, aportar criterios, solicitar una tabla, generar una nueva versión.

Fase 3. Leemos juntos lo aportado.

Los miembros revisan los chats de otros. Pueden detectar contradicciones, propuestas transferibles, criterios diferentes, duplicaciones, problemas entre cursos. No es necesario repetir todo en una reunión presencial. Parte del trabajo queda documentado.

Fase 5. Revisamos y buscamos alternativas.

Cuando alguien discrepa, puede ramificar un chat. Por ejemplo, mantener una propuesta, pero diseñar una alternativa. Así se conserva la versión original y aparece una segunda opción claramente diferenciada.

Fase 6. Deliberamos.

El departamento debe decidir qué propuesta adopta, qué criterios comunes acepta, qué elementos quedan abiertos, quién redacta la versión final. 

ChatGPT puede comparar alternativas. Resumir las diferencias entre la propuesta original y sus dos ramas. Identificar ventajas, riesgos y decisiones que el departamento debe tomar. Pero no debería decidir unilateralmente qué modelo se aprueba.

Fase 7. Consolidación.

La persona con permiso de edición, según sea cada caso, actualiza las instrucciones, sustituye archivos provisionales, guarda decisiones como fuentes, incorpora el documento definitivo, elimina versiones obsoletas cuando proceda. 

También puede crearse un chat llamado, por ejemplo, Registro de acuerdos, done se documenten decisiones como estructura común, número de unidades, modelo de recuperación, criterios metodológicos, instrumentos, fechas, responsables...

Ten en cuenta que si el editor modifica las instrucciones, el cambio afecta a los chats posteriores de todos los miembros. Si un editor añade un documento, este pasa a formar parte de las fuentes, ChatGPT puede utilizarlo en nuevas respuestas y todos los miembros pueden verlo. Si lo elimina, desaparece para todos. Por eso conviene que el permiso de edición quede limitado a pocas personas.

ChatGPT puede utilizar cualquier contenido incorporado directamente al proyecto: archivos, instrucciones, chats, respuestas, notas, decisiones... Una aportación realizada por un miembro puede aparecer resumida o aplicada en una respuesta solicitada por otro. Por ejemplo, si un miembro establece en un chat que «El departamento ha decidido no utilizar porcentajes fijos por instrumento», ChatGPT podría tener en cuenta esa decisión al responder posteriormente a Marta. Para evitar confusiones, las decisiones aceptadas deberían guardarse en un documento o fuente aparte. Podría llamarse algo así como Acuerdos.

En un proyecto colaborativo conviven preguntas, borradores, hipótesis, propuestas personales, críticas, acuerdos provisionales, decisiones definitivas... ChatGPT podría recuperar cualquiera de esos elementos si los considera relevantes. Por eso conviene diferenciar los chats mediante nombres como: 

(BORRADOR) Secuenciación 2ESO 

(PROPUESTA) Criterios de recuperación 

(REVISIÓN) Rúbrica común 

(ACUERDO) Modelo de evaluación 

(DEFINITIVO) Programación 2026-2027 

Sin esa estructura, ChatGPT podrá recordar mejor algo que el departamento rechazó.

Limitaciones y trucos

No proporciona por sí solo comentarios dirigidos a otro miembro. Pero podéis crear un chat específico de comentarios. Por ejemplo, (COORDINACIÓN).

Tampoco menciones del tipo «@Ana dijo...». La @ más el nombre facilita la lectura cuando alguien entra en el proyecto y busca su nombre con el buscador del navegador, pero no garantiza que la persona reciba aviso. otra opción es crear un chat asignado a cada miembro. Otra opción es crear un chat de comentarios por persona, muy útil en grupos pequeños.

No realizar una asignación de tareas, pero podéis crear un registro de tareas que puede conservarse como archivo de Google Docs, hoja de cálculo o respuesta guardada como fuente del proyecto.

ChatGPT puede generar un docx, un acta o un documento general a partir del trabajo realizado dentro del proyecto, tomando como base los chats del proyecto, los archivos compartidos, las instrucciones, las propuestas elaboradas por distintos miembros, los acuerdos que se hayan identificado como definitivos. Y con eso producir, por ejemplo, una programación didáctica completa, un acta de acuerdos, una síntesis de decisiones, un informe de tareas pendientes, una memoria final, una versión resumida para el claustro, un DOCX descargable y editable.

Puede pedirle: Revisa todos los chats y archivos del proyecto y crea un documento general que reúna los acuerdos vigentes sobre metodología, evaluación, secuenciación y atención a la diversidad. 

O: Genera la versión consolidada de la programación didáctica utilizando únicamente los acuerdos marcados como definitivos. 

El resultado puede convertirse en docx y guardarse después como fuente del proyecto.

Pero cuidado: Si se le pide simplemente «haz un acta de todo», puede mezclar niveles de decisión. Por eso conviene marcar los chats y mensajes con etiquetas como (PROPUESTA), (PENDIENTE), (ACUERDO), (DEFINITIVO)... Y mantener un chat o documento llamado, por ejemplo, Registro de acuerdos.

Uso de asistentes dentro de un proyecto

¿Qué puede aportar un asistente dentro de un proyecto? Funciones como evaluar, redactar, diseñar rúbricas, revisar normativa, crear materiales, adaptar actividades, generar actas, comprobar coherencia... 

Un miembro del equipo puede crear un asistente para una tarea concreta y después usarlo en el proyecto. Por ejemplo, uno especializado en evaluación, diseño de situaciones de aprendizaje, revisión de normativa... Se le puede pedir: Revisa la propuesta de evaluación utilizando los criterios y acuerdos que contiene este proyecto. Detecta incoherencias entre actividades, evidencias e instrumentos.

¿Cómo se usa? Crea un chat nuevo dentro del proyecto. Escribe un primer mensaje dentro del proyecto. Después, invoca al asistente personalizado mediante @ + nombre del asistente. Continúa la conversación. Así el chat mantiene los archivos del proyecto, sus instrucciones, el contexto acumulado, la memoria de otros chats, la intervención especializada del asistente.

Ejemplo: En un proyecto de Lengua de primero de Bachillerato, se puede usar un asistente llamado Taller de textos, y pedirle: Utiliza la unidad sobre argumentación del proyecto y crea una secuencia de revisión de columnas de opinión. No redactes el texto por el alumnado. El asistente aportará el procedimiento de acompañamiento a la escritura. El proyecto aporta nivel, criterios, lecturas, rúbricas, decisiones metodológicas...

Cada miembro puede invocar un asistente personalizado en sus propios chats del proyecto, siempre que tenga acceso a él. ¿Cómo? El creador comparte el enlace con los miembros del proyecto o cada miembro va a la tienda de GPTs y busca el nombre y lo añade a su lista de asistentes de uso habitual o temporal.

Una vez que el miembro tiene acceso al asistente, el procedimiento más fiable sería entrar en el proyecto, abrir o crear un chat dentro del proyecto, escribir @ + nombre del asistente, enviar la petición. En la versión web, la mención @ permite incorporar un asistente a una conversación existente sin abrir un chat nuevo, conservando el contexto de esa conversación. Pero no está disponible actualmente en la app móvil, iOS y Android. 

Un ejemplo de uso: @ProgramaHistoria Revisa esta secuenciación conforme a los acuerdos del proyecto.

Uso del modo Work desde un proyecto

Desde hace poco, ChatGPT de pago permite usar una modalidad llamada Work, que convierte tu IA en agentes de tareas que se automatizan iterando instrucciones. 

Dentro de un proyecto puedes elegir Chat para una conversación normal o Work para iniciar un hilo de trabajo que use el contexto del proyecto. Si eliges el modo Work dentro de un proyecto, puedes iniciar una conversación y hacer que utilice el contexto de ese proyecto: archivos, instrucciones, chats previos y fuentes compartidas.

¿Qué lo diferencia de un chat convencional? Work dentro del proyecto sirve para encargos más largos y con resultado final: crear un docx, elaborar una programación, producir una presentación, analizar varios documentos, construir una hoja de cálculo, generar un informe, crear una web o Site, completar un flujo de varias fases. Está pensado para recibir un objetivo, planificar el proceso, consultar fuentes y entregar un producto acabado.

Esto lo hace realmente útil para convertir un proyecto en un espacio de creación compartida. No solo de debate, reflexión o toma de decisiones.

Problema: Work solo está disponible para cuentas Plus y superiores. Esto no impide que miembros con esas cuentas aporten desde Work y otros lo vean. Un miembro Free o Go puede ver dentro del proyecto el chat o hilo de Work creado por otro miembro, las instrucciones dadas, el resultado producido, los archivos finales incorporados al proyecto. Pero no podría necesariamente iniciar su propio hilo de Work, ejecutar las mismas tareas prolongadas, utilizar los modelos específicos de Work, reproducir el flujo con las mismas capacidades. Puede consumir el resultado, pero no necesariamente ejecutar la herramienta.

¿Cómo se inicia el modo Work dentro de un proyecto? Abres el proyecto. Seleccionas Work en lugar de Chat. Creas un nuevo hilo describes el resultado que necesitas, indicas qué archivos, decisiones o chats del proyecto debe tener en cuenta; supervisas el proceso, respondes preguntas y corriges la dirección, descargas o guardas el producto final. El hilo creado seguirá perteneciendo al proyecto y podrá usar su contexto.

Ejemplo de uso: Creación de materiales ELE. Proyecto: Materiales ELE. Nivel A2. 

• Se le alimenta con archivos sobre perfil del alumnado, programación, vocabulario trabajado, secuencias previas, criterios visuales, rúbricas... 
• Petición en Work: Crea una unidad completa titulada «Ir al médico» para adolescentes de nivel A2. Utiliza los criterios del proyecto. Incluye guía docente, ficha del alumnado, tarjetas de rol, guion de audio, actividades de comprensión, rúbrica y versión adaptada. Entrega los materiales en docx y una presentación breve. 

Si algunos los miembros tienen la versión de pago Plus, pueden trabajar dos o tres personas sobre una rúbrica creada por un miembro, pero no mediante edición simultánea del mismo archivo dentro del proyecto, al estilo de Google Docs. 

Supongamos que un miembro crea en Work una rúbrica. Los demás miembros pueden abrir el hilo de Work y leer el proceso, revisar la rúbrica creada, crear una rama del chat, pedir a ChatGPT que modifique determinados criterios, generar una segunda versión, comparar propuestas, crear una versión consolidada, descargar el archivo y volver a incorporarlo al proyecto. Los proyectos compartidos permiten que los miembros vean los chats y que ramifiquen una conversación para explorar otra versión sin modificar el hilo original. Las ramas quedan visibles dentro del proyecto.

Además, el creador del material en Work puede generar un enlace descargable o enlazable para usarlo en clase o para incluir el material en el proyecto final. 

¿Cómo sería el flujo de trabajo?

• Un miembro crea la primera versión de, por ejemplo, una rúbrica común para proyectos. Work genera la rúbrica en docx o como documento editable. 
• Otro miembro crea una rama y abre el chat del creador de la rúbrica. Selecciona la opción de ramificar. Pide: Mantén la estructura, pero reduce los criterios de ocho a cinco y elimina los solapamientos entre investigación y uso de fuentes. Se crea: (RAMA 1) Rúbrica simplificada.
• Un tercer miembro crea otra rama y le dice a la IA: Adapta la rúbrica para que pueda ser utilizada en ESO y Bachillerato mediante descriptores progresivos. Aparece otra versión: (RAMA 2) Rúbrica multinivel.
• El que creó la rúbrica puede consolidar la rúbrica, abriendo un nuevo hilo: Compara el borrador original y las dos ramas. Identifica coincidencias, diferencias y conflictos. Genera una versión consolidada sin introducir decisiones nuevas. ChatGPT generaría: (VERSIÓN FINAL) Rúbrica.
• El departamento aprueba la rúbrica. Tras la revisión se genera: (DEFINITIVA) Rúbrica 2026-2027. Y se incorpora el docx final como archivo o fuente del proyecto.

Esta forma de trabajo compartido mediante proyectos en ChatGPT tiene sus ventajas frente al mero docx colaborativo en Drive. 

Un documento colaborativo en Drive es la opción más cómoda cuando el producto es sencillo y está bien definido: una rúbrica, un acta, una tabla de criterios, una ficha común, una programación breve. Todos editan el mismo documento, añaden comentarios, sugieren cambios y consultan el historial. La ventaja es la coedición directa, la desventaja es que el documento no conserva por sí mismo todo el proceso de razonamiento, las fuentes, las pruebas y las conversaciones que condujeron a él.

Sin embargo, un proyecto compartido en ChatGPT resulta más útil cuando el trabajo requiere muchos documentos de referencia, varias líneas de conversación, análisis y comparación de propuestas, asistentes especializados, versiones alternativas, memoria del proceso, creación posterior de distintos productos. El proyecto no ofrece una coedición simultánea tan limpia como Google Docs, pero proporciona algo diferente: un contexto inteligente compartido. No contiene únicamente el documento final, sino también las fuentes, instrucciones, debates con ChatGPT, alternativas y decisiones acumuladas.

Hay que subrayar que la colaboración humana en Google sí es simultánea, pero la interacción con Gemini no funciona como una conversación compartida entre todo el equipo. Cada usuario puede utilizar Gemini desde su cuenta y añadir el resultado al documento, pero los demás no ven automáticamente el historial de sus instrucciones, razonamientos o conversaciones con la IA. Lo compartido es principalmente aquello que finalmente se incorpora al documento.

Google Workspace ofrece una coedición humana con asistencia individual de IA, mientras que un proyecto compartido de ChatGPT ofrece contexto, memoria y conversaciones con IA compartidas entre los miembros.

Los proyectos de ChatGPT son superiores cuando el centro del trabajo no es todavía un documento cerrado, sino un proceso complejo de investigación, deliberación, diseño y producción. 

Usos especialmente útiles:

• Trabajos prolongados con muchos documentos. Por ejemplo, diseñar todas las programaciones de un departamento, crear un sistema común de evaluación, elaborar materiales para todo un curso, preparar una formación docente extensa, desarrollar un proyecto educativo durante meses. Un proyecto reúne chats, archivos e instrucciones y permite que ChatGPT utilice todo ese contexto compartido para generar respuestas coherentes. 
• Explorar antes de redactar. Es especialmente útil cuando hay que detectar problemas, comparar alternativas, cuestionar supuestos, diseñar diferentes modelos, analizar contradicciones, probar versiones, tomar decisiones antes de escribir el documento final. Google Docs comienza normalmente con una página. El proyecto puede comenzar con una pregunta. 
• Dividir el trabajo en chats especializados. Por ejemplo, dentro de una programación: normativa, secuenciación, metodología, evaluación, diversidad, situaciones de aprendizaje, revisión final. Todos los chats comparten el contexto del proyecto, pero cada uno conserva una función clara. 
• Comparar y sintetizar aportaciones. ChatGPT puede revisar varios chats, comparar propuestas, detectar coincidencias, señalar contradicciones, resumir acuerdos, generar una versión consolidada. Esto es más difícil en Drive si las ideas están dispersas entre comentarios, documentos y versiones. 
• Utilizar asistentes especializados. Dentro del proyecto pueden emplearse GPTs distintos para programar, evaluar, adaptar, revisar normativa, generar actas, crear materiales, cuestionar una propuesta. El proyecto aporta contexto y los asistentes aportan procedimientos especializados. 
• Crear varios productos a partir del mismo conocimiento. Del mismo proyecto pueden salir programación extensa, versión resumida, rúbricas, fichas para alumnado, presentación para claustro, informe para familias, acta, materiales de aula. No es necesario reconstruir el contexto para cada producto. 
• Conservar el proceso. El proyecto permite guardar preguntas, alternativas, decisiones, descartes, justificaciones, versiones, acuerdos. No conserva solo el texto definitivo, sino también la historia de cómo se llegó a él. 
• Producir con Work. Cuando está disponible, Work puede convertir el contexto acumulado en docx, presentaciones, hojas de cálculo, informes, materiales completos, como webs o apps interactivas. Esto resulta especialmente útil al final de un proceso largo.

Google quizá sea útil para elaborar una programación didáctica, pero si lo que deseáis es modificar la versión maestra anterior, controlar cambios y cerrar el documento oficial. Un proyecto de ChatGPT en este caso sería útil para analizar normativa, revisar programaciones anteriores, construir el mapa vertical, detectar contradicciones, diseñar SdA, comprobar coherencia, producir borradores y anexos. En documentos que se empiezan de cero o requieren mucha iteración compartida.

Uso de complementos en un proyecto

Dentro de un proyecto pueden utilizarse complementos, aunque OpenAI está reorganizando esta función bajo los nombres de plugins, apps y conectores. El complemento conecta el contexto del proyecto con herramientas o fuentes externas. Desde julio de 2026, OpenAI está trasladando el antiguo directorio de aplicaciones al directorio de plugins. Un plugin puede incluir apps, habilidades y plantillas de integración. Las apps siguen siendo las conexiones concretas con datos o acciones externas.

Dependiendo del plan que tengas y de la configuración, podrán aparecer integraciones con Google Drive, Gmail, Google Calendar, Notion, Microsoft Teams, Canva y otras herramientas. No todas están disponibles para todos los planes ni ofrecen las mismas acciones.

¿Cómo se usan dentro de un proyecto?

Pulsa el botón +. También pueden seleccionarse desde el menú de herramientas o mencionarse por su nombre. Verás que puedes subir archivos, crear imágenes, investigar, elegir un asistente, pero también seleccionar una app o complemento. En la imagen inferior, por ejemplo, se puede ver Canva y Notion.

Inicia sesión o autoriza el acceso, si todavía no lo has hecho. Formula la petición. ChatGPT utiliza tanto el contexto del proyecto como la información recuperada de la aplicación. 

Posible uso: Un miembro del proyecto puede tener la programación de departamento en Drive (con permisos de acceso). Accede al documento desde el proyecto y afinan la versión de ese curso escolar. ChatGPT puede crear una síntesis y producir un nuevo documento. Los demás miembros podrán ver la conversación, la respuesta, los fragmentos incorporados, los archivos que añadáis al proyecto.

Los complementos tienen especial utilidad en modo Work. Work puede consultar archivos externos, combinar varias fuentes, generar documentos, descargarlos, ejecutar tareas de varios pasos. Por ejemplo: Busca en Drive las rúbricas del departamento, consulta los acuerdos del proyecto y crea una rúbrica común en docx. Después genera una versión visual para Canva. El proyecto aporta contexto, Drive aporta documentos, Work coordina el proceso, Canva produce la versión visual.

Eso sí, cuidado: No conviene utilizar complementos para recuperar o trasladar datos personales del alumnado, diagnósticos, calificaciones identificadas, informes psicopedagógicos, comunicaciones confidenciales, actas reservadas o con datos privados.

Algunos usos más complejos

Es aconsejable usar proyectos compartidos (o no) para esfuerzos prolongados, colaborativos y con múltiples sesiones, donde chats, archivos e instrucciones mantienen un contexto común. Por ejemplo:

Diseño curricular completo de un departamento

No solo redactar una programación, sino construirla mediante varias líneas coordinadas: normativa, mapa vertical entre cursos, metodología, evaluación, atención a la diversidad, situaciones de aprendizaje, revisión final, memoria de aplicación. Cada miembro trabaja en un chat distinto y, posteriormente, otro hilo consolida los acuerdos. 

Producto final: programación completa, versión resumida, anexos, rúbricas, calendario, memoria departamental.

Auditoría cruzada de documentos

Un proyecto puede utilizarse para revisar varios documentos entre sí: programación frente al currículo, actividades frente a criterios, rúbricas frente a evidencias, acuerdos frente a la práctica real, versión anterior frente a nueva normativa. 

Flujo: Un miembro analiza la normativa. Otro revisa la programación. Otro detecta problemas de evaluación. ChatGPT compara los tres análisis. El departamento valida las correcciones. Se genera una nueva versión consolidada. 

Aquí ChatGPT actúa como comparador y detector de incoherencias, no solo como redactor.

Sistema departamental de evaluación

El proyecto puede contener un ecosistema común: rúbricas maestras,, modelos por etapas, fichas de autoevaluación, coevaluación, instrumentos de observación, protocolos de recuperación, evaluación docente, comunicación con familias, evaluación del uso de IA. Cada docente puede generar variantes para su materia sin perder los acuerdos comunes. 

Podéis pedir a ChatGPT: Compara las rúbricas creadas por los distintos miembros, detecta criterios repetidos y propone una arquitectura común con variantes por etapa.

Investigación colaborativa

Puede utilizarse para una investigación interna del centro: análisis de resultados, estudio de necesidades, revisión bibliográfica, recogida de evidencias, comparación de prácticas, elaboración de hipótesis, informe final. 

Ejemplo ¿Por qué el alumnado tiene dificultades para argumentar? Los miembros pueden abrir chats separados para: revisar trabajos, analizar rúbricas, comparar cursos, estudiar causas metodológicas, buscar referentes, diseñar una intervención. Después, ChatGPT integra los hallazgos en un informe.

Este esquema también sirve para coordinar una formación interna del centro o entre algunos docentes. Un proyecto puede convertirse en el entorno permanente de una formación: materiales, módulos, preguntas, retos, producciones, evaluación, actas, seguimiento, productos finales. Cada participante abre sus propios chats, pero el grupo comparte fuentes y contexto. Podéis crear rutas diferenciadas: iniciación, nivel intermedio, nivel avanzado, aplicación por departamentos...

Recomendaciones para iniciados

Para uso individual

• Lo mejor es comenzar con un proyecto pequeño (en duración y complejidad) y muy concreto, definido, accesible. Empieza con un problema real. 
• Elige una actividad que ya hagas con frecuencia: preparar una materia, diseñar una formación, escribir artículos, organizar una investigación, crear materiales; planificar un proyecto personal. 
• Alimenta tu proyectos únicamente con dos o tres archivos importantes. 
• Dale al inicio una instrucción breve, con tres o cuatro chats bien diferenciados. 
• Escribe instrucciones breves y que expongan claramente qué quieres. Qué función tiene ChatGPT, a quién va dirigido, qué criterios debe seguir, qué debe evitar, qué tipo de resultados debe producir. Primero observa cómo responde y después ajusta.
• Usa un chat para cada función. No abras un solo chat y utilizarlo para todo. Es mejor separar: planificación, creación, revisión, evaluación, producto final. Así cada conversación mantiene un propósito claro y el proyecto conserva el contexto común.
• Una vez terminada una sesión en un chat, puedes cambiar su nombre. Nombrarlo con una frase o palabra que exprese el contenido o función permite localizar después la información entre un listado largo de chats acumulados con el tiempo.
• Una idea útil puede ser crear un documento maestro. Puedes llamarlo Estado actual del proyecto o algo así. Y puede contener objetivo, decisiones tomadas, materiales aprobados, tareas pendientes, próximos pasos, dudas abiertas. Cada cierto tiempo puedes pedir que actualice el estado del proyecto con los avances de los últimos chats. Distingue decisiones, propuestas y tareas pendientes. Esto reduce el riesgo de que el proyecto se convierta en una acumulación de conversaciones difíciles de interpretar.
• No confíes ciegamente en la memoria de ChatGPT. Cuando una decisión sea importante, escríbela claramente, márcala como acuerdo, guárdala en el documento maestro, incorpora la versión definitiva como fuente. La memoria ayuda a mantener el contexto, pero no sustituye el archivo ni tu criterio.
• Haz peticiones que aprovechen el proyecto. Haz una rúbrica es un prompt pobre. Mejor sería: Utiliza los criterios de evaluación, la unidad y el modelo de rúbrica guardados en este proyecto. Diseña una rúbrica de cuatro niveles para la tarea final. Señala cualquier criterio que no pueda observarse mediante la actividad. La ventaja del proyecto aparece cuando se conecta la petición con el contexto acumulado.
• Prueba primero con un proyecto que te ayude a elaborar una tarea. Ejercicio: SdA sobre argumentación. Fuentes: currículo, criterios de evaluación, actividades anteriores y posteriores, contexto, detalles adaptados a tu grupo, experiencia, forma de dar clase. Chats que puedes abrir en elm proyecto: Diseño de la SdA, textos y actividades, rúbrica, revisión final, SdA completa, materiales, evaluación, versión final en docx. 
• Sobre todo, evita crear demasiados proyectos, abrir un único chat interminable, subir todos los archivos disponibles, mezclar borradores y decisiones, dar instrucciones contradictorias, esperar que ChatGPT recuerde todo literalmente, utilizar el proyecto solo como carpeta, introducir datos sensibles, no revisar las respuestas y no guardar las versiones definitivas. 

Para uso compartido

• Empezar con un equipo pequeño, entre 2 y 4 participantes. Que una persona coordine. Empieza con una tarea de duración limitada, un objetivo final bien definido y consensuado. Por ejemplo, crear una rúbrica departamental, diseñar una SdA, revisar una programación, elaborar materiales de una unidad, preparar una formación interna. 
• Elegir una tarea, solo una. En el caso de proyectos con roles, repartirlos desde el inicio. No tengáis una organización o estructura de trabajo compleja. Empezad con algo sencillo de llevar a cabo entre todos.
• Nombrar un coordinador. Esta persona debe encargarse de crear el proyecto, redactar las instrucciones, incorporar archivos, asignar permisos, ordenar los chats, consolidar acuerdos, eliminar versiones obsoletas, generar el producto final. Lo ideal es que sea alguien que sepa cómo funcionan los proyectos en ChatGPT y tenga una cuenta de pago. Si no, no pasa nada, aprendéis sobre la marcha. 
• No deis permisos de edición a todos. La configuración más segura sería que el coordinador o coordinadores tuvieran permiso para editar y el resto de participantes solo permiso para chatear: consultar archivos, leer otros chats, crear conversaciones, generar propuestas, ramificar líneas de trabajo. Con una o dos personas editoras suele ser suficiente. 
• Antes de empezar, todos deben saber cómo funciona un proyecto. Quizá sería aconsejable hablar de esto antes de crearlo y una vez creado dedicar unos días a familiarizarse con la interfaz: chats, archivos, ramificaciones... Las instrucciones deben explicar para qué existe el proyecto, quiénes participan, qué debe hacer ChatGPT, qué fuentes debe priorizar, qué límites debe respetar, cómo distinguir propuestas y acuerdos. 
• Avisar de que no deben añadirse datos personales del alumnado, calificaciones identificadas, diagnósticos, observaciones privadas, correos confidenciales, documentos que no deban circular entre todos. Todo lo que se incorpora al proyecto debe poder ser visto por cualquiera de sus miembros.
• No subir al proyecto muchos archivos. Mejor pocos y bien seleccionados. Y que sean útiles y relevantes. Se puede consensuar entre todos cuáles añadir. Aún así, con el tiempo se pueden añadir otros.
• En algunos casos, es útil repartir el trabajo por chats. No todos deben trabajar en el mismo hilo. Cada participante puede asumir uno o varios chats, pero puede participar en otros que no inició él. Podéis acordar nombres para cada chat, utilizando etiquetas desde el primer día. Puede ser: Nombre del miembro + Función o Tarea.
• Recordad: no es WhatsApp, no es un chat grupal. La colaboración en proyectos de ChatGPT funciona mediante lectura de chats, nuevas conversaciones, ramas, síntesis, comparación de propuestas, propuesta final. 
• Según sea el proyecto, a veces es recomendable realizar un registro de acuerdos, creando un chat llamado, por ejemplo, Acuerdos. El registro puede incluir fecha, decisión, responsable/s y estado. Cuando exista una decisión real, se incorpora al registro. La memoria del proyecto puede recuperar conversaciones, pero el registro permite saber qué está realmente aprobado.
• ChatGPT puede ser un miembro más que amplifique la eficacia del equipo. No conviene utilizarlo únicamente para producir. El equipo puede pedirle detectar contradicciones, comparar versiones, identificar criterios ambiguos, señalar riesgos, comprobar la viabilidad, localizar aspectos no acordados, separar evidencias de opiniones; revisar la coherencia final. 
• Cuando los acuerdos estén suficientemente claros, una persona puede pedir: Utiliza únicamente el registro de acuerdos y los archivos marcados como vigentes. Crea la versión consolidada de la rúbrica. No incorpores elementos procedentes de chats marcados como borrador u obsoletos. Después puede generar un docx o pdf (mejor docx porque permite reeditar aparte), crear una versión para estudiantes, una ficha para familias, una presentación explicativa... O crear materiales o recursos complementarios creativos, como una web o app, infografías, etc.
• Evitad errores graves como invitar a demasiadas personas desde el principio, conceder edición a todos, no explicar qué contenido será visible, mezclar temas diferentes, utilizar nombres de chats poco claros, confiar en que ChatGPT distinga automáticamente acuerdos y propuestas, incorporar datos sensibles, pedir directamente el documento final, crear demasiados asistentes y herramientas, no designar responsable, no guardar una versión externa definitiva.

Comparto un cuaderno de NotebookLM como guía práctica

Este cuaderno reúne una guía práctica para conocer y aprovechar los proyectos educativos de ChatGPT, tanto de uso individual como compartido. Incluye el artículo original, infografías, un podcast, un vídeo explicativo, una presentación, un mapa mental, cuestionarios, tarjetas didácticas, informes y tablas comparativas. 

Puedes utilizarlo de forma libre según lo que necesites: empezar por el mapa mental para obtener una visión general, escuchar el podcast, ver el vídeo, consultar la presentación o profundizar mediante los informes y las fuentes. Las tarjetas y el cuestionario sirven para repasar y comprobar lo aprendido. 

También puedes escribir tus propias preguntas en el chat del cuaderno. NotebookLM responderá utilizando únicamente las fuentes incorporadas, por lo que resulta especialmente útil para resolver dudas, comparar herramientas o diseñar un primer proyecto.

Además, puedes hacer una copia completa del cuaderno. La copia incluirá sus fuentes y los recursos creados en Studio. A partir de ella podrás: añadir, eliminar o sustituir fuentes; adaptar los contenidos a tu centro, etapa o departamento; generar nuevos podcasts, vídeos, presentaciones, informes o cuestionarios; modificar el enfoque de los recursos existentes, usar el chat para plantear nuevas preguntas, crear una versión propia para una formación, un equipo docente o un proyecto concreto. La copia funciona como un punto de partida editable: conserva la estructura inicial, pero puedes transformarla según tus necesidades.

ENLACE AL CUADERNO