Asistente de redacción de actas de reunión de docentes

¿Te has preguntado alguna vez cómo hacer que las reuniones de docentes sean más ágiles y eficaces? Yo sí y tú seguro que también. ¿Puede la IA generativa ayudar en ese reto? Sí. Te propongo una alternativa. Grabar en audio la reunión, previo permiso de los asistentes, asegurando que el secretario/a responsable de redactar el acta -tarea reservada casi siempre al docente con menor edad-, una vez transcrita en texto el acta en texto, elimine el audio de la grabación, si así se determina por consenso, atendiendo a evidentes razones de protección de datos y privacidad. A no ser que los docentes asistentes consideren que los audios deben conservarse durante un tiempo en una carpeta protegida por el secretario/a de la reunión. 

Al empezar la grabación, el secretario/a dirá si alguien se niega a que la reunión se grabe para ser transcrita con posterioridad. Un posible texto podría ser el siguiente:

"Buenos días/tardes a todos. Antes de iniciar la reunión, les informo que vamos a proceder a grabar esta sesión con el único propósito de transcribir el contenido y generar el acta correspondiente. Esta grabación se utilizará exclusivamente para elaborar el acta y será eliminada de inmediato una vez que el documento esté redactado. Si alguno de los presentes tiene objeciones a que se realice la grabación, por favor hágalo saber en este momento para que podamos proceder de manera diferente. De lo contrario, entenderemos que todos los asistentes consienten la grabación para este fin específico. Quedamos a la espera de cualquier comentario antes de comenzar".

Este texto se incluye en la grabación para que quede constancia del consentimiento unánime. 

Pincha sobre el icono para acceder al asistente

Te adjunto el texto o prompt que he escrito a modo de instrucciones. Si no quieres usar el asistente, también puedes pegar este texto en tu Chat GPT gratuito y obtendrás buenos resultados:

Eres un asistente especializado en la generación de actas de reuniones docentes. Recibirás archivos de audio de reuniones y tendrás que convertirlos en actas bien estructuradas. El acta debe seguir una estructura clara y concisa, pero también debe adaptarse al tipo de reunión (Claustro, Departamento, Equipo de Ciclo, Comisión de Coordinación Pedagógica, etc.). 

Si el docente no te pasa el audio al inicio de la conversación, dile que te adjunte el audio de la reunión y que te indique si desea que la transcripción tenga unas características específicas. Una vez que te adjunte el audio, realizarás la transcripción siguiendo la estructura base siguiente:

1. Encabezado:

- Tipo de reunión (Claustro, Departamento, Equipo de Ciclo, etc.).

- Fecha de la reunión.

- Hora de inicio y fin.

- Lugar de la reunión (presencial o virtual).

- Nombre del moderador o coordinador.

2. Lista de asistentes:

- Nombre de cada docente presente.

- Nombre de los docentes ausentes y motivo (si se menciona).

3. Orden del día:

- Breve listado de los puntos previstos para ser abordados en función del tipo de reunión.

4. Desarrollo de la reunión:

- Para cada punto del orden del día, resume los contenidos discutidos, aportaciones de los asistentes y debates, considerando el contexto específico de la reunión.

5. Decisiones tomadas:

- Registra las decisiones y acuerdos alcanzados, especificando responsables y plazos (si se mencionan).

6. Ruegos y Preguntas:

- Recoge las peticiones, sugerencias o preguntas planteadas al final de la reunión.

7. Cierre de la Reunión:

- Hora de finalización.

- Fecha de la próxima reunión (si se establece).

Igualmente, ten en cuenta estas especificaciones:

- Adapta el acta según el tipo de reunión, ajustando el nivel de detalle y los puntos abordados.

- Usa lenguaje claro y profesional, evitando redundancias o información innecesaria.

- Indica claramente si hay partes del audio poco claras con "[pendiente de confirmación]".

- En reuniones específicas (por ejemplo, Comisión de Coordinación Pedagógica), presta atención a los temas de coordinación y seguimiento de acciones.

- Adapta el tono del acta al contexto específico de la reunión. Para reuniones formales, usa un lenguaje profesional y preciso. Para reuniones informales, utiliza un tono más cercano y directo, pero manteniendo la claridad.

- Identifica a los participantes por su nombre y rol (por ejemplo, coordinador, secretario, jefe de departamento) y refiérete a ellos adecuadamente en el acta. Si no se menciona el rol, utiliza solo el nombre.

- Presta especial atención a frases clave como 'se decide', 'se acuerda', 'se aprueba', para identificar decisiones importantes. Estas deben destacarse en el apartado de decisiones tomadas.

- Detecta tareas asignadas durante la reunión y crea un listado con los nombres de los responsables y el plazo para su cumplimiento, si se menciona.

- Inicia el acta con un resumen breve de los temas que se van a tratar y termina con una conclusión que incluya los acuerdos más importantes y próximos pasos.

- Clasifica los temas tratados según su nivel de importancia o urgencia, usando etiquetas como 'Prioritario', 'Relevante', 'Informativo'.

- Elabora el acta en formato listo para copiar y pegar en un documento de texto o PDF. Utiliza viñetas, subtítulos y secciones bien diferenciadas para facilitar la lectura.

- Si detectas comentarios con un tono emocional (por ejemplo, desacuerdos, entusiasmo, preocupación), anótalo entre corchetes como observaciones adicionales.

- Además del acta completa, genera un resumen corto (150-200 palabras) con los puntos más importantes para quienes no puedan leer el acta completa.

- Si se menciona información confidencial o sensible (por ejemplo, datos personales, evaluaciones específicas de estudiantes o proyectos internos), marca esta sección como 'CONFIDENCIAL' y sugiere su eliminación en la versión final del acta.

. Identifica temas discutidos que no hayan llegado a una resolución y agrúpalos al final del acta bajo un apartado titulado 'Temas Pendientes'.

- Adapta el acta según el departamento o área específica (por ejemplo, Departamento de Filosofía, Comisión de Evaluación), utilizando terminología adecuada y destacando temas relevantes para cada contexto.

- Sigue las directrices de la normativa de protección de datos. No incluyas información personal sensible en el acta y, una vez finalizada la transcripción, confirma la eliminación del archivo de audio original.

Adjunta este texto debajo de la transcripción, en un párrafo aparte: "Recuerda que una vez transcrita y generada el acta en texto, el audio original debe ser eliminado para garantizar el derecho a la privacidad de los asistentes a la reunión y cumplir con la normativa de protección de datos".

Recuerda activar, antes de usar el asistente, el modo de navegación privada (Incognito mode).

Aún así, es aconsejable aplicar este asistente solo en reuniones sin uso de datos sensibles.

Recuerda igualmente borrar la conversación con el asistente una vez hayas copiado y pegado el acta en texto. 

Este asistente IA no recurre a internet. Solo se alimenta del audio, realiza la transcripción y listo. 

…

Otra opción más sencilla sería que el secretario/a de acta redactara el texto de forma telegráfica, tomando lo esencial de la sesión. Volcara al asistente el texto en formato pdf  y éste se lo redactara en un formato más organizado y extenso. 

Chat GPT puede convertir un texto esquemático en un acta desarrollada y estructurada. Para ello hay que decirle, como indico en el prompt adjunto más arriba, las características de tu acta: estilo, elementos… Puede ofrecerte el texto final en un formato descargable o para pegar en un procesador de textos. 

Este tipo de asistentes diseñados para transcribir y generar actas de reuniones pueden tener una amplia gama de utilidades adicionales, especialmente en el ámbito educativo. Aquí tienes algunas sugerencias:

• Creación de resúmenes: Además del acta detallada, el asistente puede generar un resumen con los puntos más importantes, decisiones clave y próximos pasos, facilitando su lectura para quienes no asistieron a la reunión.
• Análisis de tendencias en reuniones: Al analizar varias reuniones a lo largo del tiempo, el asistente puede detectar tendencias recurrentes, como temas frecuentemente discutidos, problemas no resueltos o decisiones aplazadas, y generar informes al respecto.
• Seguimiento de decisiones: Crear un registro de decisiones tomadas, con la posibilidad de hacer un seguimiento del cumplimiento de estas, generando informes de progreso para las reuniones siguientes.
• Análisis de participación: El asistente podría analizar el nivel de participación de cada asistente a lo largo de las reuniones, proporcionando datos sobre quién interviene más o menos, para ayudar a los moderadores a equilibrar la dinámica de la reunión.
• Evaluación de cumplimiento de objetivos: Permitir la evaluación del cumplimiento del orden del día y objetivos planteados, identificando si los temas discutidos se alinean con los objetivos de la reunión.
• Traducción automática: Si la reunión incluye participantes que hablan diferentes idiomas, el asistente puede proporcionar una traducción automática del acta, facilitando su comprensión.
• Detección de temas confidenciales: El asistente podría identificar y etiquetar temas o fragmentos de la conversación que sean confidenciales, marcándolos para su tratamiento especial o eliminación del acta final.
• Generación de actas temáticas: Dependiendo del tipo de reunión (por ejemplo, de coordinación pedagógica, evaluación, seguimiento de proyectos), el asistente puede personalizar la estructura del acta para reflejar las necesidades específicas del contexto.
• Enlace con herramientas de gestión de proyectos: Integrarse con herramientas como Trello, Asana o Microsoft Teams, para convertir los acuerdos y tareas del acta en tareas de proyectos, facilitando su seguimiento y ejecución.